10 Tipps für mehr Effizienz im Job

Es ist kurz vor Feierabend und der Schreibtisch ist immer noch voll? Viele Arbeitnehmer gehen mit dem Gefühl nach Hause, kaum etwas geschafft zu haben. Überstunden gehören mittlerweile zum Alltag. Doch es gibt Mittel und Wege, wie man die eigene Arbeitszeit besser nutzen kann. Zum Beispiel durch die Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz. Effizienz bedeutet, mit wenig Aufwand viel zu erreichen. Es ist ein zentraler Begriff, der für die Wirtschaftlichkeit einer Sache steht. Wer also die Wirtschaftlichkeit seiner Arbeit verbessern möchte, findet im folgenden 10 Tipps für mehr Effizienz im Job.

10 Tipps für effizienteres Arbeiten

1. Verschaffen Sie sich Überblick

Nur ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist ein effizienter Arbeitsplatz. Sie vergeuden täglich viele Minuten damit, sich durch den Papierberg zu kämpfen, bis Sie die richtigen Unterlagen gefunden haben? Das raubt Ihnen unnötig viel Zeit. Erstellen Sie verschiedene Ablagefächer, in denen Ihr gesamter Papierkram verschwindet. Eine Ablage kann für besonders dringende Aufgaben sein, eine andere beispielsweise nur für Kundenanfragen. Investieren Sie ein bisschen Zeit in die Organisation Ihres Schreibtisches, das spart eine Menge Zeit und lässt Sie wesentlich effizienter Arbeiten.

2. Setzen Sie sich Prioritäten

Es ist vorbildlich von Ihnen, auf jede eingegangene E-Mail schnell antworten zu wollen. Doch dadurch unterbrechen Sie häufig Ihren Arbeitsfluss bei anderen Aufgaben. Wer immer wieder neu anfängt, weil andere Sachen dazwischen kommen, arbeitet nicht effizient. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Nehmen Sie sich zum Beispiel für die Beantwortung aller E-Mails eine Stunde am Vormittag und eine Stunde am Nachmittag Zeit. In der restlichen Zeit erledigen Sie etwas anderes und lassen Ihr E-Mail-Programm geschlossen. Gehen Sie immer die wichtigsten Aufgaben zuerst an, und lassen Sie sich dabei nicht von anderen ablenken.

3. Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Sache

Während eines Telefonates beantworten Sie schon mal ein paar E-Mails? Oder arbeiten Sie gerne parallel an zwei Aufträgen gleichzeitig? Wer denkt, er könne damit Zeit sparen, der irrt sich. Längst ist bewiesen, dass das menschliche Gehirn gar nicht für Multitasking ausgelegt ist. Indem Sie mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, arbeiten Sie im Endeffekt langsamer. Konzentrieren Sie sich stets auf eine Sache und blenden Sie alles drumherum aus. Diese wird auf diesem Wege am effizientesten bearbeitet. Das werden Sie auch am Ende des Tages merken: Nur wer eine Aufgabe nach der anderen beendet, verkürzt damit seine To-do-Liste. Mehrere angefangene Aufgaben geben einem am Ende des Arbeitstages dagegen eher das Gefühl, nichts geschafft zu haben.

4. Delegieren Sie

Immer wieder landen Unterlage auf Ihrem Tisch, die gar nicht in Ihr Aufgabenfeld gehören? Dann geben Sie diese gleich wieder zurück. Sie können nur dann den für Sie bestimmten Job effizient und gut machen, wenn Sie auch die nötige Zeit dafür haben. Brauchen Sie jedoch den halben Vormittag um die Dinge zu bearbeiten, die ohne Grund auf Ihrem Schreibtisch gelandet sind, schaffen Sie weniger von Ihren eigenen Aufgaben. Scheuen Sie sich nicht davor Aufgaben abzugeben, die nicht in Ihren Arbeitsbereich fallen.

5. Bestimmen Sie Ihre Erfolgsfaktoren

Was möchten Sie schaffen, um am Ende des Arbeitstages zufrieden zu sein? Jeder Mensch hat andere Ziele, die ihn zufrieden stellen. Überlegen Sie sich, welche dieser „Tagesziele“ Sie erreichen möchten. Effizienz bedeutet nicht nur, möglichst schnell viel zu schaffen, sondern auch, die Dinge zu schaffen, die man sich vorgenommen hat. Aus diesem Grund hat Arbeitseffizienz auch viel mit dem Erreichen der selbst gestellten Ziele zu tun.

6. Vereinfachen Sie

Möglicherweise ist der Ansatz, mit dem Sie Ihren Job erledigen, gar nicht der klügste? Analysieren Sie Ihre Herangehensweise oder Ihre einzelnen Arbeitsschritte. Wo besteht Bedarf zur Optimierung? Gibt es eine einfachere und somit schnellere Variante zur Erledigung Ihrer Aufgaben? Auch das Bündeln gleicher oder ähnlicher Aufgaben sorgt für mehr Effizienz. Planen Sie die Bearbeitung ähnlicher Arbeitsbereiche zu einem bestimmten Zeitpunkt. Zum Beispiel: Alle Kundenanfragen werden ab 14 Uhr erledigt. Davor können Sie sich um alles kümmern, dass nichts mit Kundenanfragen zu tun hat. Sind Sie nämlich erst einmal „eingearbeitet“ geht Ihnen diese Tätigkeit leichter von der Hand.

7. Zerlegen Sie

Eine große und komplexe Aufgabe bereitet Ihnen Kopfschmerzen? Investieren Sie etwas Zeit in die Analyse dieser Aufgabe. Wie können Sie diese in mehrere kleine Teilaufgaben zerlegen? Indem Sie sich im Vorfeld damit beschäftigen, können Sie den Bearbeitungsprozess beschleunigen. Finden Sie eine gute Herangehensweise heraus und bearbeiten Sie sie Stück für Stück. Das erspart eine Menge Zeit bei dem Versuch, planlos an die Sache zu gehen und alles auf einmal bearbeiten zu wollen.

8. Erledigen Sie das wichtigste zuerst

Ähnlich wie im Punkt „Prioritäten setzen“ geht es darum zu erkennen, was wirklich wichtig ist. Diejenigen Aufgaben, die besonders wichtig sind oder die Ihnen besonders schwer fallen, sollten Sie gleich zu Beginn des Arbeitstages erledigen. Denn die meisten Menschen können am Morgen besonders effizient arbeiten. Die Konzentration ist hier am höchsten, und auch die Ablenkungsfaktoren, wie ein ständig klingelndes Telefon, sind am Morgen noch nicht so hoch wie im Verlauf des restlichen Tages. Ein weiterer Vorteil: In dem Sie das erledigen, worauf Sie am wenigsten Lust haben, müssen Sie nicht den ganzen Tag daran denken, dass noch eine unangenehme Arbeit auf Sie wartet. Denn solche Gedanken blockieren Sie nur bei Ihrer Arbeit.

9. Eliminieren Sie alle Störfaktoren

Gehen Sie in sich und fragen Sie sich: Was hält mich davon ab, effizient zu arbeiten? Sind es die ständig quasselnden Kollegen? Ist es das Telefon? Oder fehlt einfach ein richtiger Plan, den Sie abarbeiten könnten? Haben Sie Ihre persönlichen Störfaktoren gefunden, können Sie sich um die Beseitigung dieser kümmern. Fragen Sie zum Beispiel Ihren Chef, ob Sie das Telefon für zwei Stunden am Tag an einen Kollegen weiterleiten können, damit Sie sich konzentriert einer Sache widmen können.

10. Machen Sie Pausen

Entgegen der weit verbreiteten Meinung, Pausen wären reine Zeitverschwendung, steigern diese sogar die Arbeitseffizienz. Denn der Mensch kann sich nur etwa 90 Minuten am Stück konzentrieren. Wer im Laufe des Tages deshalb immer wieder kleine Pausen einlegt, gibt seinem qualmenden Kopf die Möglichkeit, wieder Energie zu tanken. Sie werden schnell merken, dass Sie nach einer Pause wieder voll durchstarten können und in der Lage sind, effizienter zu arbeiten. Wer sein müdes Gehirn Stunde um Stunde weitermachen lässt, kann überhaupt keine Höchstleistungen bringen.