Tipps für effizientere Meetings

Bei dem Thema Meetings gehen die Meinungen weit auseinander: Es gibt viele Befürworter, aber mindestens genauso viele Widersacher. Doch woher weiß man, wann ein Meeting eine sinnvolle Sache ist, und wann man damit nur die Zeit seiner Mitarbeiter oder Kollegen verschwendet? Welche Möglichkeiten gibt es, ein Meeting ergebnisorientierter und somit gleichzeitig effizienter zu gestalten? Im folgenden finden Sie Gründe Für- und Gegen Meetings, aber auch Verbesserungsvorschläge.

Es gibt Arbeitnehmer, die sich klar gegen diese Form von Besprechungen äußern. Man würde nicht richtig arbeiten, sondern nur über die Arbeit sprechen. Anstatt wirklich produktiv zu sein muss man seinen Kollegen dabei zuhören, wie sie belanglose Gruppendiskussionen führen. Andere schätzen Meetings, da jeder seinen Beitrag zu einer bestimmten Fragestellung im Unternehmen leisten kann. Durch gemeinsame Diskussionen entwickeln sich bisher übersehene Möglichkeiten und kreative Ideen, die in einem neuen Projekt münden können.

Ein Meeting ist nur dann sinnvoll, wenn jeder der Teilnehmer den Sinn und Zweck davon nachvollziehen kann. Sitzt die Hälfte der Belegschaft allerdings mit gähnender Langeweile im Besprechungszimmer, dann kann ein Meeting schnell verschwendete Arbeitszeit bedeuten. Manche Arbeitnehmer sitzen auf ihren Stühlen wie auf glühenden Kohlen, weil im Büro noch so viel Arbeit auf sie wartet.

Gute Gründe für Meetings

• Zusammentreffen unterschiedlicher Abteilungen und Teams

• Gemeinsames Sammeln von Ideen

• Informationsaustausch

• Produktive Diskussionen

• Gemeinsames Treffen von Entscheidungen

• Erarbeitung gemeinsamer Lösungs-/Optimierungsansätze

• Raum für eigene Ideen, Verbesserungsvorschläge, Kritik, etc.

Gute Gründe gegen Meetings

• Meetings rauben wertvolle Arbeitszeit

• Häufig fehlt ein nachvollziehbarer Grund für ein Meeting

• Mitarbeiter mit der größten Klappe haben das letzte Wort

• Expertenmeinungen gehen unter

• Diskussionen schweifen ab und ziehen das Meeting in die Länge

• Diskussionen bleiben oft ohne Ergebnis

• Für Mitarbeiter häufig eher unproduktiv genutzte Zeit

Tipps für effektivere Meetings

Die Planung

Achten Sie bei der Planung eines Meetings darauf, dass die Tagesordnung ein bestimmtes Ziel verfolgt, also einen roten Faden aufweist. Fragen Sie sich bei der Erstellung der Agenda, ob wirklich alle Punkte im Meeting angesprochen werden müssen oder für den ein oder anderen Tagespunkt nicht auch eine Rundmail genügt. Was den Ablauf eines Meetings betrifft, so ist eine bewährte Methode, mit den wichtigsten oder dringendsten Punkten zu beginnen. Damit auch die Mitarbeiter gut vorbereitet in das Meeting gehen, sollten diese am Vortag des Meetings einen Ablaufplan per E-Mail bekommen.

Der Moderator

Ein guter Moderator entscheidet darüber, ob ein Meeting seinen Zweck erfüllt. Er sorgt dafür, dass alle Themen auf der Agenda besprochen werden, ohne sich zu lange an unnötigen Diskussionen aufzuhalten. Der Moderator hält sich an genaue Zeitvorgaben und überwacht, wie viel Zeit jedem einzelnen Tagespunkt gewidmet wird, damit der letzte Punkt auf des Tagesordnung nicht vernachlässigt, oder das Meeting unnötig in die Länge gezogen wird.

Die Diskussionen

Diskussionen müssen, am besten von einem eigens dafür bestimmten Moderator, geleitet werden. Der rege Meinungsaustausch ist wichtig, doch sollte immer darauf geachtet werden, dass niemand ausschweift und vom Thema abkommt. Auch Diskussionen, die ins Nichts führen, können so schnell unterbunden werden. Durch gezielte Fragen und Denkanstöße leitet der Moderator die Besprechung.

Die Teilnehmer

Halten Sie die Personenanzahl bei Meetings nicht größer als notwendig. Meist macht es keinen Sinn, die gesamte Belegschaft zusammenzutrommeln. Geht es in dem Meeting um das Sammeln von Ideen, können zu viele Köche sprichwörtlich den Brei verderben. An Meetings sollten nur diejenigen Arbeitnehmer teilnehmen, die direkt mit dem besprochenen Thema zu tun haben. Soll eine wichtige Entscheidung getroffen werden, sollten dagegen mehr Teilnehmer eingeladen werden.

Konflikte

Wenn es zu einer Konfliktsituation kommt, dann sollte ein guter Moderator zwischen den verschiedenen Parteien vermitteln. Dabei ist eine gewisse Distanz und Objektivität von zentraler Bedeutung. Die schnellstmögliche Schlichtung der Auseinandersetzung hat dann höchste Priorität. Sind alle Ungereimtheiten beseitigt, kann der nächste Besprechungspunkt in Angriff genommen werden.

Die Häufigkeit von Meetings

Halten Sie die Anzahl der Meetings gering. Werden Meetings einberufen, um bevorstehende Entscheidungen zu besprechen, oder um Ideen für das nächste Projekt zu sammeln, dann machen sie durchaus Sinn. In den meisten anderen Fällen dafür eher weniger. Möchten Sie etwas verkünden? Die Zahlen des letzten Monats durchgehen? All dies können Sie Ihren Mitarbeitern auch schriftlich zukommen lassen. Organisieren Sie Meetings, damit Ihre Mitarbeiter Ihre Anliegen besprechen können? Dann geben Sie jedem in Ihrer Belegschaft weiterhin die Möglichkeit dazu. Verteilen Sie eine Art Fragezettel, indem jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, anzugeben, ob Bedarf an einer Besprechung besteht. Kreuzen alle „Nein“ an, brauchen Sie auch kein Meeting.

Die Beiträge

Achten Sie darauf, dass nicht ein und dieselben Personen ständig das Wort haben. So entsteht bei vielen der Eindruck, dass in einer Besprechung nur extrovertierte Personen zu Wort kommen und deren Meinung sich im Endeffekt durchsetzt. Das kann vermieden werden, indem jeder Teilnehmer des Meetings einen Redebeitrag von einigen Minuten zugeteilt bekommt. Auf diese Art und Weise werden alle Meinungen gehört.

Das Ergebnis

Der Abschluss des Meetings: Damit man von einem erfolgreichen Meeting sprechen kann, und nicht von der Verschwendung wertvoller Arbeitszeit, sollten diese immer zu einem Ergebnis führen. Das Ergebnis kann eine Entscheidung sein, eine Maßnahme, oder auch eine gelungene Ideensammlung für das nächste Projekt. Halten Sie das Ergebnis fest, indem Sie es aufschreiben lassen und als Ergebnis nach dem Meeting an alle Teilnehmer schicken. So gewinnt niemand den Eindruck, er hätte seine Arbeitszeit sinnvoller einsetzen können.