Ausbildung Verwaltungsfachangestellten - Infos, Gehalt & Voraussetzungen

Was macht man als Verwaltungsfachangestellte/-r?

Verwaltungsfachangestellte/-r arbeiten in der Regel in der öffentlichen Verwaltung, bei Behörden, Ämtern oder öffentlichen Einrichtungen.

Hierzu gehören beispielsweise die Erstellung von Bescheiden und Anträgen, die Führung von Akten und Registersystemen sowie die Überwachung von Fristen und Terminen zu ihren Aufgaben. Je nach Arbeitsort und Position können auch die Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit und Plausibilität, die Erstellung von Bescheiden und Ausfertigungen oder auch die Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, z.B. des Gemeinderats oder anderer Gremien zu den Tätigkeiten gehören. Auch spezifische Aufgaben, wie z.B. in den Bereichen Personal, Finanzen oder Soziales, können hinzukommen.

Eingesetzt werden Verwaltungsfachangestellte z.B. in Kommunen, Städte und Gemeinden, Landes- und Bundesbehörden, bei Sozialversicherungsträgern (z.B. Krankenkassen, Rentenversicherungsträger), in Schulen und Bildungseinrichtungen, in Gerichten und Justizbehörden oder bei Polizei und anderen Sicherheitsbehörden.

Auch Unternehmen in der freien Wirtschaft, insbesondere größere Unternehmen und Konzerne, können Verwaltungsfachangestellte/-r beschäftigen. Hier sind oft spezialisierte Abteilungen für Personal, Finanzen oder Rechtswesen vorhanden, in denen Verwaltungsfachangestellte/-r tätig sind. Weitere potenzielle Arbeitgeber für Verwaltungsfachangestellte/-r können auch Verbände, Organisationen und NGOs sein, die mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten und Unterstützung bei der Verwaltung benötigen.

Wie sieht der Berufsalltag als Verwaltungsfachangestellte/-r aus?

Der Berufsalltag als Verwaltungsfachangestellte/-r kann sehr vielfältig sein und hängt stark von der konkreten Tätigkeit und dem Arbeitgeber ab. 

Im Folgenden geben wir jedoch einen groben Überblick über typische Tätigkeiten und Abläufe.

Ein Arbeitstag als Verwaltungsfachangestellte/-r beginnt oft mit der Sichtung der eingegangenen Post und E-Mails. Hier werden in der Regel Anträge, Beschwerden und sonstige Schriftstücke bearbeitet. Dabei prüft man beispielsweise, ob alle notwendigen Unterlagen vorliegen und ob die Anträge vollständig ausgefüllt sind. Auch Rückfragen an Antragsteller/-innen oder andere Behörden können notwendig sein, um den Sachverhalt vollständig zu klären.

Weiterhin gehört die Erstellung von Bescheiden und Ausfertigungen zum Tätigkeitsbereich von Verwaltungsfachangestellten/-r. Hierbei geht es darum, den Sachverhalt rechtlich korrekt zu bewerten und entsprechende Entscheidungen zu treffen. Dies erfordert oft eine gründliche Einarbeitung in die rechtlichen Grundlagen und Vorschriften, die für den jeweiligen Aufgabenbereich relevant sind.

Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen sind ebenfalls wichtige Aufgaben dieser Berufsgruppe. Hierzu gehört beispielsweise die Erstellung von Einladungen, Protokollen und Tagesordnungen. Auch die Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen können zu den Aufgaben gehören.

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Berufsalltag von Verwaltungsfachangestellten/-r ist die Führung von Akten und Registersystemen. Hier geht es darum, alle notwendigen Unterlagen zu sammeln und in einer strukturierten Form abzulegen. Auch die Überwachung von Fristen und Terminen, beispielsweise für Widerspruchsfristen oder Fristen für die Einreichung von Anträgen, gehört zum Tätigkeitsbereich.

Auch die Beratung und Betreuung von Antragstellern/-innen fällt in den Tätigkeitsbereich. Dabei ist es wichtig, freundlich und verbindlich aufzutreten und auch in schwierigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.

Je nach Arbeitsplatz und Aufgabenbereich können auch spezifische Aufgaben hinzukommen. So sind beispielsweise Verwaltungsfachangestellte/-r in Personalabteilungen auch für die Erstellung von Arbeitsverträgen und die Verwaltung von Personalakten zuständig. In Finanzabteilungen können Aufgaben wie Buchhaltung oder Budgetplanung hinzukommen.

Insgesamt ist der Berufsalltag als Verwaltungsfachangestellte/-r oft geprägt von einer hohen Arbeitsbelastung und einem großen Verantwortungsbereich. Eine genaue und gründliche Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten, sind daher besonders wichtig.

Warum sollte man Verwaltungsfachangestellte/-r werden?

Die wichtigsten Gründe und Vorteile, die dieser Beruf mit sich bringt, sind im Folgenden zusammengefasst: 

Sicherer Arbeitsplatz: Als Verwaltungsfachangestellte/-r arbeitet man in der Regel in der öffentlichen Verwaltung oder bei anderen großen Unternehmen. Diese Arbeitgeber bieten oft eine hohe Arbeitsplatzsicherheit und stabile Arbeitsbedingungen.

Vielseitige Tätigkeiten: Der Beruf des Verwaltungsfachangestellten/-r ist sehr vielseitig und abwechslungsreich. Je nach Arbeitsplatz und Aufgabenbereich können sich immer wieder neue Herausforderungen und Tätigkeiten ergeben.

Verantwortungsvolle Tätigkeit: Verwaltungsfachangestellte/-r tragen oft eine hohe Verantwortung, da sie beispielsweise über Anträge und Beschwerden entscheiden oder in Personalabteilungen Arbeitsverträge erstellen. Dies kann ein hohes Maß an Zufriedenheit und Selbstbewusstsein bieten.

Möglichkeit zur Weiterbildung: Es gibt die Möglichkeit, sich durch Fortbildungen und Weiterbildungen zu spezialisieren und aufzusteigen. So können sich neue Karrierechancen ergeben und man bleibt fachlich auf dem neuesten Stand.

Gesellschaftliche Bedeutung: Als Verwaltungsfachangestellte/-r arbeitet man an der Gestaltung der Gesellschaft mit. Indem man beispielsweise Anträge bearbeitet, Sitzungen vorbereitet oder Personal betreut, trägt man dazu bei, dass die öffentliche Verwaltung effektiv und gerecht funktioniert.

Gutes Einkommen: Verwaltungsfachangestellte/-r erhalten oft ein gutes Einkommen, das je nach Arbeitsplatz und Qualifikation variiert. Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung sind die Verdienstmöglichkeiten oft attraktiv. Hierzu folgen im weiteren Verlauf des Artikels noch konkretere Angaben.

Insgesamt kann der Beruf des Verwaltungsfachangestellten/-r für Menschen interessant sein, die gerne in einem verantwortungsvollen, abwechslungsreichen Beruf arbeiten möchten und dabei einen Beitrag zur Gesellschaft leisten möchten.

Wie sind die Arbeitszeiten als Verwaltungsfachangestellte/-r?

Die Arbeitszeiten als Verwaltungsfachangestellte/-r können je nach Arbeitsplatz und Aufgabenbereich variieren. In der Regel arbeitet man jedoch in einer 38,5-Stunden-Woche im Rahmen einer Vollzeitstelle. Teilzeitbeschäftigung ist ebenfalls möglich.

Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und können sich an den Öffnungszeiten der Verwaltung oder des Unternehmens orientieren. Oft arbeitet man von Montag bis Freitag im Zeitrahmen zwischen 7:30 Uhr und 18:00 Uhr. Eine Pause von 30 bis 60 Minuten ist üblich. In manchen Bereichen, wie zum Beispiel in der Polizei- oder Feuerwehrverwaltung, können auch Schichtdienste oder Wochenendarbeit erforderlich sein. Auch in Personalabteilungen kann es zu saisonalen Arbeitsbelastungen kommen, beispielsweise bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen oder der Erstellung von Jahresabschlüssen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Arbeitszeiten als Verwaltungsfachangestellte/-r in der Regel stabiler und planbarer sind als in manch anderen Berufen, insbesondere in der privaten Wirtschaft. Überstunden und Kurzfristigkeit sind eher die Ausnahme.

Welche Voraussetzungen sollte man für die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten mitbringen?

Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten erfordert eine Reihe von Voraussetzungen, um diese erfolgreich abschließen zu können. 

Zu den wichtigsten gehören: Schulabschluss: In der Regel wird ein mittlerer Bildungsabschluss (z.B. Realschulabschluss) oder ein höherer Bildungsabschluss (z.B. Abitur) vorausgesetzt. In manchen Bundesländern ist auch ein Hauptschulabschluss möglich, wenn eine abgeschlossene Berufsausbildung vorliegt.

Gute Noten: Insbesondere in den Fächern Deutsch, Mathematik und Englisch sollten gute bis sehr gute Noten vorliegen, da diese Fächer einen großen Teil der Ausbildungsinhalte ausmachen.

Interesse an Verwaltung und Recht: Eine grundsätzliche Affinität für rechtliche und verwaltungstechnische Fragestellungen ist wichtig. Verwaltungsfachangestellte/-r sollten sich für die Arbeit im öffentlichen Dienst begeistern können und Interesse an den gesetzlichen Rahmenbedingungen haben.

Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit: Als Verwaltungsfachangestellte/-r muss man gut kommunizieren können, da man häufig mit Bürgerinnen und Bürgern, Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten zu tun hat. Ein freundliches und sicheres Auftreten, sowie eine verständliche Ausdrucksweise sind wichtig. Außerdem ist eine gute Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen essentiell.

Sorgfältigkeit und Genauigkeit: Eine hohe Sorgfalt und Genauigkeit bei der Bearbeitung von Dokumenten und Anträgen ist wichtig, da Fehler negative Auswirkungen auf die Arbeit der Verwaltung haben können.

Soziale Kompetenz: Verwaltungsfachangestellte/-r sollten ein gewisses Einfühlungsvermögen besitzen und sich auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Anliegen der Bürgerinnen und Bürger einstellen können.

Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein: Verwaltungsfachangestellte/-r haben oft mit sensiblen Daten und Informationen zu tun. Daher sind Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein wichtige Eigenschaften.

Eigeninitiative: Auch wenn die Arbeit in diesem Beruf oft auf klare Vorgaben und Prozesse ausgerichtet ist, sind Eigeninitiative und die Fähigkeit zur eigenständigen Problemlösung von Vorteil, um sich im Arbeitsalltag zurechtzufinden und weiterzuentwickeln.

Was lernt man in der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten?

Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten ist sehr vielfältig und beinhaltet sowohl theoretische als auch praktische Inhalte. 

Es folgen nun einige der wichtigsten Lerninhalte:

Verwaltungsrecht: Verwaltungsfachangestellte/-r müssen sich mit den rechtlichen Grundlagen der Verwaltung auskennen. Hierzu gehört das öffentliche Recht, das Verwaltungsrecht und das Arbeitsrecht.

Allgemeine Verwaltung: Die Auszubildenden lernen die Struktur und Arbeitsweise von Verwaltungen kennen. Hierzu gehören Aufgaben wie die Organisation von Sitzungen, die Verwaltung von Akten und die Erstellung von Protokollen.

Kommunikation: Ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung ist die Vermittlung von Kommunikations- und Gesprächsführungstechniken, um eine erfolgreiche Interaktion mit Bürgerinnen und Bürgern zu gewährleisten.

Öffentliche Finanzen: Die Auszubildenden lernen die Grundlagen der Haushaltsplanung, Buchführung und Steuerung öffentlicher Finanzen kennen.

Personalwesen: Verwaltungsfachangestellte/-r können auch für das Personalmanagement zuständig sein. Daher sie unter anderem, wie Personalakten geführt werden und wie Personalentscheidungen getroffen werden.

IT-Grundlagen und Bürokommunikation: Die Arbeit in der Verwaltung wird immer stärker von digitalen Technologien geprägt. Die Auszubildenden lernen daher die Grundlagen der Informationstechnologie kennen und wie sie digitale Tools und Systeme in ihrer Arbeit nutzen können.

Zudem müssen sie verschiedene Bürokommunikationstechniken beherrschen, darunter Schreib- und Textverarbeitungstechniken sowie den Umgang mit E-Mail- und Internetanwendungen. Auch dies wird im Zuge der Ausbildung vermittelt.

Sozial- und Methodenkompetenz: Neben den fachlichen Inhalten werden auch die sozialen und methodischen Kompetenzen der Auszubildenden gefördert. Hierzu gehören beispielsweise Teamarbeit, Konfliktlösung und Selbstreflexion.

Wie ist die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten aufgebaut?

Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und besteht aus theoretischen und praktischen Ausbildungsabschnitten. Sie gliedert sich in einen Teil Schulunterricht an einer Berufsschule und in die praktische Ausbildung in einer Verwaltungsbehörde.

In der Berufsschule wird theoretisches Fachwissen vermittelt, das für die Arbeit als Verwaltungsfachangestellte/-r wichtig ist. Hierzu gehören beispielsweise Fächer wie Rechtskunde, Verwaltungsbetriebswirtschaft, Sozialkunde und Bürowirtschaft. Der Unterricht findet in der Regel blockweise statt, d.h. die Auszubildenden haben für mehrere Wochen am Stück Unterricht und wechseln sich dann mit dem praktischen Teil ab. Die praktische Ausbildung findet in einer Verwaltungsbehörde statt, beispielsweise in einer Stadtverwaltung oder einem Landratsamt. Hier lernen die Auszubildenden, wie eine Verwaltung funktioniert und welche Aufgaben sie als Verwaltungsfachangestellte/-r übernehmen müssen. Sie durchlaufen verschiedene Abteilungen und werden in unterschiedlichen Tätigkeiten eingesetzt.

Während der Ausbildung müssen die Auszubildenden auch diverse Projekte und praktische Aufgaben bearbeiten, die ihnen helfen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu vertiefen. Die praktische Ausbildung endet in der Regel mit einer Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK).

Insgesamt ist die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten sehr praxisnah und abwechslungsreich gestaltet, da die Auszubildenden sowohl theoretische als auch praktische Kenntnisse erwerben und verschiedene Bereiche der Verwaltung kennenlernen.

Wieviel verdient eine/ein Verwaltungsfachangestellte/-r in der Ausbildung? 

Das Gehalt während der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten variiert je nach Bundesland, Tarifvertrag und Ausbildungsjahr. Im Durchschnitt können Auszubildende mit einem monatlichen Bruttogehalt zwischen 900 und 1200 Euro rechnen.

In einigen Bundesländern kann das Gehalt auch höher ausfallen, beispielsweise in Baden-Württemberg, wo Auszubildende im ersten Ausbildungsjahr bereits ein Gehalt von rund 1050 Euro brutto erhalten.

Es ist auch zu beachten, dass das Gehalt im öffentlichen Dienst in der Regel tariflich geregelt ist und sich an verschiedenen Faktoren wie Ausbildungsjahr, Berufserfahrung und Position orientiert. Nach Abschluss der Ausbildung erhöht sich das Gehalt normalerweise, je nach Tarifvertrag und beruflicher Entwicklung, in regelmäßigen Abständen.

Wieviel verdient eine/ein Verwaltungsfachangestellte/-r nach der Ausbildung? 

Der Verdienst einer/eines Verwaltungsfachangestellten ist wie erwähnt abhängig verschiedenen Faktoren, wie z.B. dem Bundesland, der Größe der Behörde, der Berufserfahrung und der Position. 

Im öffentlichen Dienst wird das Gehalt in der Regel tariflich geregelt und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Nach Abschluss der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten steigt das Gehalt in der Regel an. Im ersten Berufsjahr kann man mit einem Bruttogehalt von etwa 2.500 bis 2.800 Euro rechnen. Im Laufe der Berufsjahre erhöht sich das Gehalt durch Stufenlaufzeiten und Berufserfahrung in der Regel kontinuierlich.

In höheren Positionen, beispielsweise als Sachgebietsleiter/-in oder Abteilungsleiter/-in, kann das Gehalt auch entsprechend höher ausfallen. Allerdings gibt es auch hier regionale Unterschiede und Gehälter können je nach Bundesland und Tarifvertrag variieren.

Es ist zu beachten, dass das Gehalt im öffentlichen Dienst in der Regel etwas niedriger ausfällt als in der Privatwirtschaft, dafür gibt es aber oft Zusatzleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge und eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für Verwaltungsfachangestellte nach der Ausbildung?

Nach der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten gibt es verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten, um die beruflichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern und die Karrierechancen zu verbessern. 

Hier sind einige Beispiele:

Verwaltungsfachwirt/-in: Die Weiterbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/-in ist eine beliebte Option für Verwaltungsfachangestellte, um die Karriere zu fördern. In dieser Weiterbildung wird ein breiteres Verständnis für die Aufgaben und Strukturen der Verwaltung vermittelt, um Führungsaufgaben im öffentlichen Dienst übernehmen zu können.

Bachelor-Studium: Eine Alternative zur Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt/-in ist ein Bachelor-Studium in Verwaltungswissenschaften, Verwaltungsrecht oder Public Management. Hier wird ebenfalls ein umfassenderes Verständnis für die Verwaltung und ihre Aufgaben vermittelt und es können spezielle Fähigkeiten wie Projektmanagement oder Personalmanagement erlernt werden.

Fachwirt/-in im Gesundheits- und Sozialwesen: Verwaltungsfachangestellte, die im Bereich des Gesundheits- und Sozialwesens arbeiten, können sich zum/zur Fachwirt/-in im Gesundheits- und Sozialwesen weiterbilden. In dieser Weiterbildung werden spezielle Fähigkeiten im Bereich der Verwaltung und Organisation im Gesundheits- und Sozialwesen erlernt.

Personalreferent/-in: Eine Weiterbildung zum/zur Personalreferent/-in kann Verwaltungsfachangestellten helfen, ihre Karriere im Personalwesen voranzutreiben. Hier werden Fähigkeiten wie Personalmanagement, Arbeitsrecht und Personalentwicklung vermittelt.

Master-Studium: Ein Master-Studium in Public Management oder Verwaltungswissenschaften ist eine weitere Option, um die Karriere im öffentlichen Dienst zu fördern. Hier wird ein tieferes Verständnis für die Verwaltung und ihre Prozesse vermittelt und es können Fähigkeiten wie strategisches Management oder Organisationsentwicklung erlernt werden.

Zusätzlich gibt es noch weitere Möglichkeiten wie zum Beispiel Fortbildungen zu spezifischen Themen wie Datenschutz oder Projektmanagement oder auch eine Weiterbildung zum/zur Betriebswirt/-in im öffentlichen Sektor. Die genauen Weiterbildungsmöglichkeiten können je nach Bundesland, Institution und individuellen Interessen variieren.

Ist der Beruf des/der Verwaltungsfachangestellten zukunftssicher?

Grundsätzlich lässt sich diese Frage mit „Ja“ beantworten. 

Die öffentliche Verwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Staates und erfüllt wichtige Aufgaben für die Gesellschaft, wie beispielsweise die Durchführung von Wahlen, die Ausstellung von Personaldokumenten oder die Genehmigung von Bauprojekten. 

Daher wird auch in Zukunft eine hohe Nachfrage nach qualifizierten Verwaltungsfachangestellten bestehen. Zudem sind die Tätigkeiten von Verwaltungsfachangestellten sehr vielseitig und umfassen sowohl administrative als auch organisatorische und kommunikative Aufgaben. 

Durch die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung werden zwar einige Tätigkeiten wegfallen oder sich verändern, jedoch ergeben sich dadurch auch neue Möglichkeiten und Anforderungen, die eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfordern. Verwaltungsfachangestellte werden beispielsweise vermehrt mit der Digitalisierung und dem Einsatz von IT-Systemen und E-Government-Plattformen konfrontiert werden, wodurch auch neue Kompetenzen und Fähigkeiten gefragt sind.

Insgesamt wird der Beruf des/der Verwaltungsfachangestellten daher auch in Zukunft eine wichtige Rolle im öffentlichen Dienst spielen und eine stabile Beschäftigungsperspektive bieten.